Conducción de reuniones efectivas

CONDUCCIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS

Informe o autoevaluación

Tenemos reuniones para ahorrar tiempo, evitar confusiones, focalizar esfuerzos, seguir los mismos objetivos, planificar acciones, etcétera; pero lastimosamente, en muchas ocasiones, no cumplimos con estos propósitos.

Hay algunas cualidades que debemos tener o empezar a desarrollar para hacer más efectivas nuestras reuniones: Habilidad o tacto para saber comunicarnos, capacidad de seguimiento y saber escuchar. Quizás en ocasiones fallamos en algunos de estos puntos clave y por eso no hemos logrado sacar el mejor provecho de ellas.

Pero en términos generales, debemos tener presente cuatro aspectos importantes de los cuales depende el éxito de nuestras reuniones: Planeación, Organización, Conducción y Conclusión.

Siempre que planeamos una reunión con el Concilio Juvenil, disponemos de una agenda con los puntos que se han enviado con anterioridad, esto nos ayuda a mantener un orden. Pienso que sería mucho mejor si pudiéramos compartir los puntos con los asistentes por medios digitales, para que todos lleven sus ideas claras y no perder tiempo divagando y haciendo comentarios fuera de contexto con cada uno de los temas a tratar. También podríamos implementar la lluvia de ideas de manera previa para dejar el tiempo de la reunión para concretar y tomar decisiones.

También es importante que tengamos responsabilidades asignadas previas a la reunión. Contamos nuestra secretaria quien prepara la agenda, toma nota de los comentarios y decisiones, y hace la lectura del acta para asegurarnos de que todos estemos en común acuerdo. También tenemos asignado el encargado del devocional con anticipación.

Con respecto al tacto o prudencia a la hora de hablar, aunque en ocasiones hemos tenido inconvenientes normales, creo que lo hemos podido manejar bien y no ha trascendido. Es supremamente necesario invitar la presencia de Dios en la reunión para que nos ayude a encontrar las mejores palabras y a estar atentos para que la reunión fluya de la forma más adecuada.

Algo en lo que reconozco que hemos fallado varias veces es que, aunque planeamos mucho y tenemos cronograma de actividades, no tenemos un seguimiento adecuado a cada una de las actividades. Sí delegamos las responsabilidades y tratamos de cumplirlas pero con todo el trabajo que tenemos en cada uno de nuestros clubes, a veces llega la fecha de la actividad y nos vemos cortos de tiempo para su realización. Debemos ser más organizados en esto.

Es responsabilidad de quien dirige la reunión, evitar que los asistentes se desvíen del tema. En eso tratamos de cumplir ya que casi siempre que nos reunimos, estamos cortos de tiempo y debemos ir a cumplir otros compromisos personales o con la misma iglesia.

En cuanto a los asistentes, hemos tomado la iniciativa de que a las reuniones del Concilio Juvenil vayan los directores acompañados por algún miembro de su directiva para que se vayan relacionando con este tipo de reuniones y de toma de decisiones; pero lo que hemos notado es que en muchas ocasiones el acompañante, ya sea alguno de los subdirectores, tesorero o secretaria, no están muy enterados de los temas a tratar. Pienso que en ese sentido sí estamos fallando con la buena comunicación, ya que después de nuestras reuniones, es deber de los asistentes que informen acerca de las decisiones y proyectos al resto de los líderes juveniles de nuestra iglesia para que también se sientan involucrados y motivados.

Existen varios tipos de reuniones y el desarrollo de las mismas depende mucho de su objetivo, y a pesar de tenemos muchas cosas por mejorar, hemos ido evolucionando en este tema y siento que se ha notado el progreso. Dios nos ayude a seguir mejorando y que esto se vea reflejado en el buen liderazgo juvenil y en el trabajo con nuestros muchachos.

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